¿Cómo crear un Reglamento Interno de Trabajo en Colombia?

Tabla de contenidos

1. ¿Qué es un Reglamento Interno de Trabajo y para qué sirve?
2. ¿Qué empresas están obligadas a tener un Reglamento Interno de Trabajo?
3. ¿Cómo crear un Reglamento Interno de Trabajo paso a paso?
4. ¿Qué debe contener un Reglamento Interno de Trabajo?
5. Asunto que debe regular el Reglamento
6. ¿Qué cambios normativos deben tenerse en cuenta al crear o actualizar el Reglamento Interno de Trabajo?
7. ¿Quién debe elaborar el Reglamento Interno de Trabajo?
8. ¿Cómo se publica y divulga el Reglamento Interno de Trabajo?
9. ¿Es necesario registrar el Reglamento Interno de Trabajo?
10. ¿Qué pasa si la empresa ya tiene un Reglamento Interno de Trabajo?
11. ¿Qué pasa si la empresa todavía no tiene un Reglamento Interno de Trabajo?
12. ¿Se puede utilizar un modelo de Reglamento Interno de Trabajo?
13. Errores frecuentes al crear un Reglamento Interno de Trabajo
14. ¿Crear un Reglamento Interno de Trabajo significa reemplazar todo el documento?
15. Checklist para crear un Reglamento Interno de Trabajo
16. Preguntas frecuentes sobre el Reglamento Interno de Trabajo
17. ¿Necesitas crear o revisar el Reglamento Interno de Trabajo de tu empresa?
18. Normativa relacionada

Crear un Reglamento Interno de Trabajo en Colombia consiste en elaborar el documento que regula las condiciones de la relación laboral dentro de una empresa: jornada, disciplina, seguridad, permisos y demás asuntos previstos en el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo. No todas las empresas están legalmente obligadas a tenerlo, pero cuando existe la obligación, el documento debe ajustarse a la ley, publicarse correctamente y mantenerse actualizado frente a reformas como la Ley 2466 de 2025.

A continuación explicamos, paso a paso y con base en la normativa vigente, cómo elaborar un Reglamento Interno de Trabajo en Colombia, qué debe contener, quién debe redactarlo y qué cambios recientes deben tenerse en cuenta.

¿Qué es un Reglamento Interno de Trabajo y para qué sirve?

El Reglamento Interno de Trabajo es el conjunto de normas que fija el empleador para regular las condiciones a las que deben sujetarse él y sus trabajadores en el desarrollo de la relación laboral. Forma parte integral del contrato de trabajo, por lo que sus disposiciones son exigibles para ambas partes desde su entrada en vigencia.

El Reglamento no es un simple formato administrativo. Es el instrumento que le permite a la empresa fijar reglas claras sobre jornada, permisos, régimen disciplinario y seguridad en el trabajo, y que le da a los trabajadores certeza sobre sus derechos y obligaciones dentro de la organización.

Ningún Reglamento Interno de Trabajo puede contener disposiciones contrarias a la ley. Sí puede incluir condiciones más favorables para el trabajador que las mínimas legales.

¿Qué empresas están obligadas a tener un Reglamento Interno de Trabajo?

Están obligadas a tener Reglamento Interno de Trabajo las empresas comerciales con más de 5 trabajadores permanentes, las industriales con más de 10 trabajadores, las agrícolas, ganaderas o forestales con más de 20 trabajadores, y las empresas de carácter mixto con más de 10 trabajadores, conforme al artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo.

«Más de» un número determinado significa que el umbral se supera a partir del trabajador siguiente al indicado, no desde el número exacto mencionado. La siguiente tabla resume estos umbrales:

Tipo de empresa	Umbral legal	Obligación desde
Comercial	Más de 5 trabajadores permanentes	6 o más trabajadores
Industrial	Más de 10 trabajadores	11 o más trabajadores
Agrícola, ganadera o forestal	Más de 20 trabajadores	21 o más trabajadores
Mixta	Más de 10 trabajadores	11 o más trabajadores

Si una empresa no alcanza estos umbrales, la ley no le exige tener Reglamento Interno de Trabajo. En ese caso, contar con uno es una decisión voluntaria y no una obligación legal, aunque puede ser una práctica recomendable por razones de organización interna y transparencia con los trabajadores.

La Ley 2466 de 2025 no modificó estos umbrales del artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo. Los cambios que introdujo esa ley están relacionados con el procedimiento disciplinario, la publicación del Reglamento y otros aspectos que se explican más adelante en este artículo.

¿Cómo crear un Reglamento Interno de Trabajo paso a paso?

Elaborar un Reglamento Interno de Trabajo ajustado a la ley y a la realidad de la empresa implica ocho pasos: verificar la obligación legal, revisar la normativa aplicable, identificar las características propias de la empresa, definir la estructura del documento, redactar las disposiciones, revisar su coherencia jurídica, definir la publicación y mantenerlo actualizado en el tiempo.

1. Verificar si la empresa está obligada a tenerlo

El primer paso es confirmar si la empresa supera los umbrales del artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo según su actividad económica y número de trabajadores permanentes.

2. Revisar la normativa laboral aplicable

Antes de redactar el documento, es necesario revisar el Código Sustantivo del Trabajo y las leyes que lo modifican, en particular la Ley 2466 de 2025, para que el Reglamento refleje las reglas vigentes y no disposiciones derogadas.

3. Identificar las características de la empresa

Cada Reglamento debe responder a la actividad económica, la jornada, los turnos, el número de sedes y las condiciones particulares de cada empresa. Un modelo genérico sin ajustar no cumple este propósito.

4. Definir la estructura del Reglamento

Es recomendable organizar el documento por capítulos siguiendo el orden de los asuntos que exige el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, de manera que sea fácil de consultar tanto para el empleador como para los trabajadores.

5. Redactar las disposiciones

Cada disposición debe redactarse en lenguaje claro, sin copiar de forma extensa el texto literal de la norma, y sin incluir condiciones que contradigan la ley o que impongan obligaciones que la normativa no contempla.

6. Revisar la coherencia jurídica y empresarial

Antes de publicarlo, conviene verificar que el Reglamento sea coherente internamente, que no contradiga otras políticas de la empresa y que se ajuste a la normativa vigente, incluyendo los cambios de la Ley 2466 de 2025.

7. Definir la publicación y divulgación

El Reglamento debe publicarse y divulgarse conforme al artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, que se explica en detalle más adelante en este artículo.

8. Mantener el Reglamento actualizado

El Reglamento no es un documento estático. Debe revisarse cuando cambien las condiciones de la empresa o cuando se expidan reformas laborales que afecten su contenido, como ha ocurrido con la Ley 2466 de 2025.

¿Qué debe contener un Reglamento Interno de Trabajo?

El artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo establece 19 asuntos que todo Reglamento Interno de Trabajo debe regular. No se trata de una lista opcional: cada uno de estos temas debe estar contemplado en el documento, redactado conforme a las condiciones reales de la empresa.

Asunto que debe regular el Reglamento

1. Indicación del empleador y de los establecimientos o lugares de trabajo comprendidos por el Reglamento.
2. Condiciones de admisión, contrato de aprendizaje y periodo de prueba.
3. Trabajadores accidentales o transitorios.
4. Horas de entrada y salida, tiempo destinado a las comidas y periodos de descanso durante la jornada.
5. Horas extras y trabajo nocturno: su autorización, reconocimiento y forma de pago.
6. Días de descanso legalmente obligatorios, descanso adicional o convencional, vacaciones remuneradas y permisos.
7. Salario mínimo legal o convencional aplicable.
8. Lugar, día y periodicidad del pago (quincenal, mensual u otra).
9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben acceder a los servicios médicos que suministre el empleador.
10. Prescripciones de orden y seguridad en el trabajo.
11. Indicaciones para prevenir accidentes de trabajo e instrucciones de primeros auxilios.
12. Orden jerárquico de los representantes del empleador.
13. Labores que no pueden ejecutar los trabajadores menores de 16 años, conforme a las normas de protección laboral vigentes.
14. Normas especiales aplicables a determinadas labores, orientadas a garantizar la seguridad, la higiene y la regularidad del trabajo.
15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y para los trabajadores.
16. Escala de faltas y procedimiento para su comprobación, así como escala de sanciones y forma de aplicarlas.
17. Personas ante quienes deben presentarse los reclamos del personal y trámite que deben seguir.
18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si la empresa las otorga.
19. Publicación y vigencia del Reglamento.

Sobre el numeral 13: la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-038 de 2021, declaró inexequible la expresión «las mujeres» que originalmente acompañaba esta disposición, por constituir una restricción discriminatoria contraria a la igualdad de género. En consecuencia, este numeral debe redactarse hoy sin distinciones por sexo, limitándose a las restricciones aplicables a los trabajadores menores de edad y a las demás normas de protección laboral vigentes.

¿Qué cambios normativos deben tenerse en cuenta al crear o actualizar el Reglamento Interno de Trabajo?

La Ley 2466 de 2025 introdujo varios cambios que impactan directamente el contenido del Reglamento Interno de Trabajo, principalmente en el procedimiento disciplinario y en la forma de publicación del documento. A continuación se explican únicamente los aspectos que deben reflejarse en el Reglamento, sin profundizar en la totalidad de la reforma laboral.

Procedimiento disciplinario y garantías del debido proceso

La Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo. El procedimiento disciplinario que se incluya en el Reglamento debe respetar los principios de dignidad, presunción de inocencia, derecho de defensa, contradicción y controversia de las pruebas, proporcionalidad, imparcialidad, intimidad, buen nombre y honra, y non bis in idem, así como la posibilidad de impugnar la decisión final. La ley estableció un plazo de doce meses, contados desde su entrada en vigencia, para que las empresas obligadas actualizaran su Reglamento conforme a estos parámetros. Ese plazo ya transcurrió, por lo que las empresas obligadas a tener Reglamento deberían verificar que su procedimiento disciplinario esté ajustado a esta normativa.

Jornada laboral y organización del tiempo de trabajo

Cuando el Reglamento regule horarios y jornada, debe hacerlo conforme a la reducción gradual de la jornada máxima legal a 42 horas semanales, establecida por la Ley 2101 de 2021 y desarrollada por normas posteriores. Este artículo no profundiza en el detalle de la jornada laboral; si tu empresa necesita ajustar horarios o turnos a esta reducción, ese es un análisis específico independiente del contenido general del Reglamento.

Trabajo nocturno

La Ley 2466 de 2025 modificó la franja horaria del trabajo nocturno, que hoy comprende desde las 7:00 p.m. hasta las 6:00 a.m. del día siguiente. El Reglamento debe reflejar esta franja vigente para el reconocimiento del recargo nocturno, en lugar de mantener una definición anterior ya superada.

Publicación y acceso al Reglamento

La forma de publicar el Reglamento también cambió con la Ley 2466 de 2025, según se explica en la siguiente sección de este artículo.

Otras disposiciones laborales aplicables

Además de lo anterior, el Reglamento debe mantenerse coherente con las demás disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo que le sean aplicables a la empresa, revisando periódicamente si nuevas normas afectan su contenido.

¿Quién debe elaborar el Reglamento Interno de Trabajo?

El artículo 106 del Código Sustantivo del Trabajo le atribuye al empleador la facultad de elaborar el Reglamento Interno de Trabajo. Sin embargo, la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-934 de 2004, condicionó esa facultad: cuando las disposiciones afecten directamente a los trabajadores —en particular las relacionadas con la escala de faltas y sanciones, y el procedimiento para formular quejas—, el empleador debe escuchar a los trabajadores y abrir un espacio real para que puedan participar antes de adoptar el documento.

Esto no significa que cada Reglamento Interno de Trabajo requiera necesariamente un proceso de negociación colectiva. La facultad de elaboración sigue siendo del empleador; lo que exige la Corte es un espacio de participación efectiva de los trabajadores en los aspectos que los afectan directamente, no un acuerdo obligatorio sobre todo el contenido del documento.

¿Cómo se publica y divulga el Reglamento Interno de Trabajo?

Conforme al artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, el empleador debe publicar el Reglamento mediante dos copias en caracteres legibles, colocadas en dos sitios distintos, y adicionalmente a través de un medio virtual al cual los trabajadores puedan acceder en cualquier momento.

Cuando la empresa tiene varios lugares de trabajo separados, la publicación física debe hacerse en cada uno de ellos, salvo que la empresa opte por la publicación a través de medio virtual, caso en el cual esa exigencia de múltiples copias físicas por sede se flexibiliza. En la práctica, esto significa que el empleador puede cargar el Reglamento en su página web o enviarlo por un canal digital propio a todos los trabajadores, dejando constancia de haberlo hecho.

¿Es necesario registrar el Reglamento Interno de Trabajo?

No. Desde la Ley 1429 de 2010, que eliminó el trámite de aprobación previa que antes exigía el Ministerio del Trabajo, el empleador adopta el Reglamento directamente mediante su publicación, sin necesidad de una resolución aprobatoria previa ni de un registro general ante esa entidad.

Esto no significa que el Reglamento quede exento de todo control. El artículo 119 del Código Sustantivo del Trabajo permite que la organización sindical, si la hay, y los trabajadores no sindicalizados soliciten al empleador, dentro de los quince días hábiles siguientes a la publicación, los ajustes que consideren necesarios cuando alguna disposición contravenga la ley. Si no hay acuerdo, puede intervenir el inspector del trabajo, quien investigará el caso y podrá ordenar al empleador realizar las modificaciones correspondientes dentro del plazo que fije la norma.

¿Qué pasa si la empresa ya tiene un Reglamento Interno de Trabajo?

Si tu empresa ya cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo, no es necesario elaborar uno completamente nuevo. Lo recomendable es revisarlo frente a los cambios de la Ley 2466 de 2025 —especialmente en procedimiento disciplinario y publicación— y ajustar únicamente lo que corresponda. Para este caso, muchas empresas optan por un servicio de actualización del Reglamento Interno de Trabajo que revise el documento existente y proponga los ajustes puntuales necesarios, en lugar de reemplazarlo por completo.

¿Qué pasa si la empresa todavía no tiene un Reglamento Interno de Trabajo?

Si tu empresa está obligada a tener Reglamento Interno de Trabajo y todavía no lo ha elaborado, el punto de partida más práctico suele ser contar con una base ya estructurada conforme a los 19 asuntos del artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, que luego se personalice según la actividad y las condiciones particulares de la empresa. Un modelo editable de Reglamento Interno de Trabajo puede facilitar ese punto de partida, aunque siempre debe revisarse y ajustarse antes de su implementación.

¿Se puede utilizar un modelo de Reglamento Interno de Trabajo?

Sí. Utilizar un modelo como base es una práctica habitual y válida, siempre que se entienda como un punto de partida y no como un documento final. Un Modelo de Reglamento Interno de Trabajo 2026 ayuda a asegurar que los 19 asuntos del artículo 108 estén contemplados, pero cada empresa debe personalizarlo según su actividad económica, su estructura organizacional, sus turnos y sus condiciones particulares antes de publicarlo.

Errores frecuentes al crear un Reglamento Interno de Trabajo

Estos son los errores más comunes que se observan al elaborar o actualizar un Reglamento Interno de Trabajo:

1. Copiar un modelo sin personalizarlo: Adoptar un modelo genérico tal como está, sin ajustarlo a la actividad, la jornada y la estructura real de la empresa.
2. Incluir disposiciones contrarias a la ley: Redactar cláusulas que reduzcan derechos mínimos de los trabajadores o que contradigan el Código Sustantivo del Trabajo.
3. No revisar los cambios normativos: Mantener un Reglamento redactado bajo normas ya modificadas, en particular tras la Ley 2466 de 2025.
4. No actualizar el régimen disciplinario: Conservar un procedimiento disciplinario que no incorpore las garantías vigentes del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.
5. No revisar las disposiciones sobre jornada y trabajo nocturno cuando sean aplicables: Dejar horarios o definiciones de trabajo nocturno desactualizados frente a la normativa vigente.
6. No publicar o divulgar correctamente el Reglamento: Omitir alguno de los medios de publicación exigidos por el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, o no informar oportunamente a los trabajadores.
7. Confundir el Reglamento Interno con un manual de empleados: Tratar el Reglamento como un documento de cultura organizacional o de bienvenida, en lugar del instrumento normativo que exige la ley, con las materias específicas del artículo 108.

¿Crear un Reglamento Interno de Trabajo significa reemplazar todo el documento?

No necesariamente. Si la empresa ya tiene un Reglamento vigente, en la mayoría de los casos basta con revisarlo y ajustar las disposiciones que estén desactualizadas o que contravengan la normativa vigente, en particular las relacionadas con procedimiento disciplinario y publicación. Reemplazar todo el documento suele ser necesario solo cuando el Reglamento existente es muy antiguo, incompleto frente a los 19 asuntos del artículo 108, o presenta inconsistencias estructurales relevantes.

Checklist para crear un Reglamento Interno de Trabajo

• Verificar si la empresa supera los umbrales del artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo.
• Revisar la normativa vigente, incluyendo la Ley 2466 de 2025.
• Confirmar que estén contemplados los 19 asuntos del artículo 108.
• Redactar el procedimiento disciplinario conforme al artículo 115 modificado.
• Verificar que el numeral sobre labores restringidas no incluya distinciones por sexo.
• Abrir un espacio de participación a los trabajadores en las materias que los afectan directamente.
• Definir la publicación mediante dos copias legibles, en dos sitios distintos, y por medio virtual.
• Informar a los trabajadores la fecha de entrada en vigencia del Reglamento.
• Programar revisiones periódicas frente a nuevas reformas laborales.

Preguntas frecuentes sobre el Reglamento Interno de Trabajo

¿Cómo se hace un Reglamento Interno de Trabajo?
Se elabora identificando primero si la empresa está obligada a tenerlo, revisando la normativa aplicable, incluyendo los 19 asuntos del artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, ajustando el procedimiento disciplinario a la Ley 2466 de 2025 y publicándolo conforme al artículo 120.

¿Cómo elaborar un Reglamento Interno de Trabajo en Colombia?
Elaborarlo en Colombia implica seguir el Código Sustantivo del Trabajo, en particular los artículos 105 a 120, personalizar el contenido según la empresa, incorporar los cambios de la Ley 2466 de 2025 y cumplir con la publicación y divulgación exigidas por la ley.

¿Qué debe contener un Reglamento Interno de Trabajo?
Debe contener los 19 asuntos que establece el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, entre ellos condiciones de admisión, jornada, salario, régimen disciplinario, prescripciones de seguridad y procedimiento para presentar reclamos.

¿Quién debe elaborar el Reglamento Interno de Trabajo?
La facultad de elaborarlo es del empleador, conforme al artículo 106 del Código Sustantivo del Trabajo, aunque la Sentencia C-934 de 2004 exige escuchar a los trabajadores en los asuntos que los afecten directamente, como faltas, sanciones y procedimiento de quejas.

¿Qué empresas deben tener Reglamento Interno de Trabajo?
Las empresas comerciales con más de 5 trabajadores, las industriales con más de 10, las agrícolas, ganaderas o forestales con más de 20, y las mixtas con más de 10 trabajadores, conforme al artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo.

¿A partir de cuántos trabajadores se necesita un Reglamento Interno de Trabajo?
Depende del tipo de empresa: 6 o más trabajadores en empresas comerciales, 11 o más en industriales o mixtas, y 21 o más en agrícolas, ganaderas o forestales.

¿Cómo se publica el Reglamento Interno de Trabajo?
Mediante dos copias legibles ubicadas en dos sitios distintos y, adicionalmente, a través de un medio virtual accesible para los trabajadores en cualquier momento, conforme al artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por la Ley 2466 de 2025.

¿Es necesario registrar el Reglamento Interno de Trabajo?
No existe un trámite general de registro o aprobación previa ante el Ministerio del Trabajo desde la Ley 1429 de 2010. Sí existe la posibilidad de que trabajadores o sindicato soliciten ajustes dentro de los quince días hábiles siguientes a su publicación, conforme al artículo 119.

¿Puedo utilizar un modelo de Reglamento Interno de Trabajo?
Sí, siempre que se utilice como base y se personalice conforme a la actividad, la estructura y las condiciones particulares de la empresa antes de publicarlo.

¿Qué pasa si mi empresa ya tiene un Reglamento Interno de Trabajo?
No es necesario elaborar uno nuevo. Lo recomendable es revisarlo frente a los cambios recientes, en particular la Ley 2466 de 2025, y actualizar únicamente las disposiciones que lo requieran.

¿Qué cambios introdujo la Ley 2466 de 2025 relacionados con el Reglamento Interno?
Modificó el procedimiento disciplinario del artículo 115, exigiendo garantías como derecho de defensa y presunción de inocencia, y cambió la forma de publicación del artículo 120, exigiendo dos copias físicas y un medio virtual.

¿Es necesario reemplazar completamente un Reglamento Interno de Trabajo desactualizado?
No siempre. En la mayoría de los casos basta con ajustar las disposiciones desactualizadas, en particular el procedimiento disciplinario y el mecanismo de publicación, sin necesidad de reemplazar todo el documento.

¿Necesitas crear o revisar el Reglamento Interno de Trabajo de tu empresa?

Según la situación de tu empresa, estas son las alternativas disponibles:

1. ¿Todavía no tienes Reglamento? Parte de un modelo editable de Reglamento Interno de Trabajo ajustado a la Ley 2466 de 2025.
2. ¿Ya tienes un Reglamento y necesitas revisarlo? Conoce el servicio de actualización del Reglamento Interno de Trabajo.
3. ¿Prefieres hablar primero con un especialista? Puedes contactarnos para resolver tus dudas puntuales.

Normativa relacionada

• Código Sustantivo del TrabajoMinisterio de Relaciones Exteriores, texto compilado (artículos 104 a 120).↗
• Ley 2466 de 2025Función Pública, Gestor Normativo.↗
• Ley 1429 de 2010Función Pública, Gestor Normativo.↗
• Ley 2101 de 2021Función Pública, Gestor Normativo.↗
• Sentencia C-934 de 2004Corte Constitucional.↗
• Sentencia C-038 de 2021Corte Constitucional.↗