Cómo hacer un proceso disciplinario laboral en Colombia: pasos según la Ley 2466 de 2025
Tabla de contenidos
- ¿Qué es un proceso disciplinario laboral?
- ¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025 en los procesos disciplinarios?
- ¿Cuáles son los pasos de un proceso disciplinario laboral?
- Tabla resumen: pasos del proceso disciplinario laboral
- ¿El trabajador puede estar acompañado durante el proceso disciplinario?
- ¿Qué ocurre si el trabajador tiene una discapacidad?
- ¿El proceso disciplinario puede realizarse de manera virtual?
- ¿Qué relación tiene el proceso disciplinario con el Reglamento Interno de Trabajo?
- ¿Todas las empresas deben aplicar exactamente el mismo procedimiento?
- Errores que una empresa debería evitar en un proceso disciplinario
- Checklist para realizar un proceso disciplinario laboral
- Preguntas frecuentes sobre el proceso disciplinario laboral
- Conclusión
Realizar un proceso disciplinario laboral en Colombia requiere respetar el debido proceso y garantizar al trabajador la posibilidad de conocer los hechos, presentar su defensa y controvertir las pruebas.
La Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció un procedimiento mínimo para las actuaciones dirigidas a aplicar sanciones disciplinarias. Entre otros aspectos, exige comunicar formalmente la apertura del proceso, informar por escrito los hechos, trasladar las pruebas, permitir la defensa durante un término que no puede ser inferior a cinco días y emitir una decisión debidamente motivada.
Por eso, no basta con identificar una posible falta laboral. La empresa debe verificar también que el procedimiento utilizado para investigarla y, cuando corresponda, sancionarla respete las garantías establecidas por la legislación laboral.
¿Qué es un proceso disciplinario laboral?
Un proceso disciplinario laboral es la actuación mediante la cual el empleador analiza una posible conducta contraria a las obligaciones laborales, al contrato de trabajo, al Reglamento Interno de Trabajo o a las normas aplicables, garantizando al trabajador la posibilidad de conocer los hechos y ejercer su derecho de defensa.
El objetivo no es simplemente imponer una sanción. Antes de tomar una decisión, la empresa debe permitir que el trabajador conozca los hechos que se le atribuyen, tenga acceso a las pruebas y pueda presentar sus argumentos y las pruebas que considere necesarias para su defensa.
La decisión final debe estar motivada y, si corresponde imponer una sanción, esta debe ser proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron.
¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025 en los procesos disciplinarios?
La Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció garantías y etapas mínimas que deben observarse en las actuaciones para aplicar sanciones disciplinarias.
Entre los principios que deben respetarse se encuentran la dignidad, presunción de inocencia, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra y la prohibición de ser sancionado dos veces por los mismos hechos.
Además, la norma estableció un procedimiento mínimo para estas actuaciones.
¿Cuáles son los pasos de un proceso disciplinario laboral?
De acuerdo con el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, el procedimiento debe contemplar como mínimo las siguientes actuaciones:
1. Comunicar formalmente la apertura del proceso
El trabajador debe recibir una comunicación formal informándole que se inicia una actuación disciplinaria.
La comunicación debe permitirle conocer que existe un proceso y cuáles son los hechos que serán objeto de análisis.
2. Informar por escrito los hechos que motivan el proceso
La empresa debe indicar por escrito los hechos, conductas u omisiones que motivan la actuación.
Esta etapa es importante porque permite que el trabajador conozca concretamente qué conducta se está cuestionando y pueda preparar su defensa.
Cuando corresponda, también debe identificarse la obligación, norma, disposición del Reglamento Interno de Trabajo, contrato o regla aplicable que se considera relacionada con los hechos.
3. Trasladar las pruebas al trabajador
El empleador debe poner en conocimiento del trabajador todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos, conductas u omisiones objeto del proceso.
Esto permite que el trabajador pueda conocer los elementos utilizados por la empresa y ejercer adecuadamente su derecho de contradicción.
4. Permitir al trabajador presentar su defensa
El trabajador debe contar con un término para manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y aportar las que considere necesarias para sustentar su defensa.
Este término no puede ser inferior a cinco días.
Si la defensa se realiza verbalmente, debe elaborarse un acta en la que se transcriba la versión o los descargos rendidos por el trabajador.
5. Analizar los argumentos y las pruebas
Una vez recibida la defensa, la empresa debe analizar los argumentos presentados y valorar las pruebas disponibles antes de adoptar una decisión.
La existencia de una posible falta no significa automáticamente que deba imponerse una sanción. La decisión debe surgir del análisis de los hechos y de las pruebas incorporadas al procedimiento.
6. Emitir una decisión definitiva y motivada
La decisión debe explicar las razones que llevan a la empresa a adoptar una determinada conclusión e identificar específicamente las causas o motivos de la decisión.
La motivación es importante porque permite conocer por qué la empresa considera acreditados o no los hechos analizados.
7. Imponer una sanción proporcional, cuando corresponda
Si después del procedimiento existe fundamento para imponer una sanción, esta debe ser proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron.
Por ello, la empresa debe evitar decisiones automáticas y analizar las circunstancias concretas de cada caso antes de determinar la consecuencia disciplinaria correspondiente.
8. Permitir la impugnación de la decisión
El procedimiento establecido por la Ley 2466 contempla la posibilidad de que el trabajador impugne la decisión adoptada.
La forma y condiciones de esa impugnación deben revisarse de acuerdo con las reglas aplicables al caso, incluyendo las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo, cuando correspondan.
Tabla resumen: pasos del proceso disciplinario laboral
| Paso | ¿Qué debe hacer la empresa? |
|---|---|
| 1. Apertura | Comunicar formalmente el inicio del proceso al trabajador. |
| 2. Hechos | Informar por escrito los hechos, conductas u omisiones que motivan la actuación. |
| 3. Pruebas | Trasladar las pruebas que fundamentan el proceso. |
| 4. Defensa | Permitir al trabajador manifestarse, controvertir las pruebas y aportar las que considere necesarias. |
| 5. Análisis | Valorar los hechos, argumentos y pruebas antes de decidir. |
| 6. Decisión | Emitir un pronunciamiento definitivo debidamente motivado. |
| 7. Sanción | Imponer, cuando corresponda, una sanción proporcional a los hechos. |
| 8. Impugnación | Garantizar la posibilidad de impugnar la decisión. |
Importante: el término para que el trabajador pueda manifestarse, controvertir las pruebas y aportar las que considere necesarias para su defensa no puede ser inferior a cinco días.
¿El trabajador puede estar acompañado durante el proceso disciplinario?
Sí. La Ley 2466 establece que, si el trabajador está afiliado a una organización sindical, puede estar asistido o acompañado por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa y estén presentes durante la diligencia.
Estos representantes tienen derecho a velar por el cumplimiento de las garantías de defensa y debido proceso del trabajador sindicalizado.
¿Qué ocurre si el trabajador tiene una discapacidad?
Cuando el trabajador tenga una discapacidad, el procedimiento debe contemplar las medidas y ajustes razonables necesarios para garantizar la comunicación y comprensión recíproca dentro del debido proceso.
Esto busca asegurar que el trabajador pueda comprender las actuaciones y ejercer efectivamente sus derechos durante el procedimiento.
¿El proceso disciplinario puede realizarse de manera virtual?
Sí. La Ley 2466 permite que el procedimiento se realice utilizando tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre que el trabajador tenga estas herramientas a su disposición.
Esto permite utilizar medios digitales para determinadas actuaciones del proceso, sin eliminar las garantías de defensa y debido proceso que deben respetarse.
¿Qué relación tiene el proceso disciplinario con el Reglamento Interno de Trabajo?
El Reglamento Interno de Trabajo puede establecer reglas relacionadas con las obligaciones, prohibiciones, faltas y sanciones aplicables dentro de la empresa, de acuerdo con la legislación laboral. Si tu empresa todavía no cuenta con este documento, puede revisar cómo crear un Reglamento Interno de Trabajo antes de definir el procedimiento disciplinario aplicable.
Además, la Ley 2466 de 2025 estableció expresamente que el empleador debía actualizar el Reglamento Interno de Trabajo conforme a los parámetros del procedimiento disciplinario establecido en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo dentro de los 12 meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley.
Por esta razón, las empresas deben revisar que su Reglamento Interno de Trabajo sea coherente con las reglas actualmente aplicables al procedimiento disciplinario.
Si necesitas revisar o actualizar este documento, puedes conocer nuestro servicio de actualización del Reglamento Interno de Trabajo.
¿Todas las empresas deben aplicar exactamente el mismo procedimiento?
No necesariamente.
El artículo 115 modificado por la Ley 2466 establece una excepción para los trabajadores del hogar y para las micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores, en los términos previstos por la propia norma.
Para estos empleadores, la ley establece como obligación escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando las garantías del derecho de defensa y del debido proceso.
Por ello, antes de aplicar un procedimiento disciplinario, es importante determinar si la empresa y el trabajador se encuentran dentro del ámbito de aplicación de las reglas generales del artículo 115.
Errores que una empresa debería evitar en un proceso disciplinario
Entre los principales errores que pueden generar problemas en la gestión disciplinaria se encuentran:
- No comunicar formalmente el inicio del proceso.
- No explicar claramente los hechos que motivan la actuación.
- No entregar al trabajador las pruebas utilizadas.
- No respetar el término mínimo de cinco días para ejercer la defensa.
- Impedir que el trabajador controvierta las pruebas.
- Tomar una decisión antes de analizar los argumentos presentados.
- Imponer una sanción sin explicar las razones de la decisión.
- Aplicar una sanción que no sea proporcional a los hechos.
- Ignorar las reglas establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo.
- Utilizar pruebas obtenidas o tratadas de manera incompatible con las obligaciones aplicables de privacidad y protección de datos.
- No contemplar los ajustes razonables cuando sean necesarios para un trabajador con discapacidad.
Checklist para realizar un proceso disciplinario laboral
Antes de adoptar una decisión disciplinaria, la empresa puede verificar:
- ☐ ¿Se comunicó formalmente la apertura del proceso?
- ☐ ¿Se explicaron por escrito los hechos que motivan la actuación?
- ☐ ¿Se entregaron al trabajador las pruebas utilizadas?
- ☐ ¿Se otorgó el término mínimo legal para ejercer la defensa?
- ☐ ¿El trabajador tuvo oportunidad de controvertir las pruebas?
- ☐ ¿Se recibieron y analizaron sus argumentos y pruebas?
- ☐ ¿La decisión está debidamente motivada?
- ☐ ¿La eventual sanción es proporcional a los hechos?
- ☐ ¿Se revisó el Reglamento Interno de Trabajo?
- ☐ ¿Se garantizó la posibilidad de impugnar la decisión?
- ☐ ¿Se realizaron los ajustes razonables necesarios, cuando correspondan?
Preguntas frecuentes sobre el proceso disciplinario laboral
¿Cuántos días tiene un trabajador para responder un proceso disciplinario?
¿Es obligatorio actualizar el Reglamento Interno de Trabajo por la Ley 2466?
¿Se puede hacer un proceso disciplinario de manera virtual?
¿El trabajador puede aportar pruebas durante el proceso disciplinario?
¿La empresa puede sancionar directamente al trabajador cuando considera que cometió una falta?
¿Todas las empresas tienen que seguir el mismo procedimiento disciplinario?
Conclusión
Un proceso disciplinario laboral no consiste únicamente en identificar una falta y aplicar una sanción.
La empresa debe respetar un procedimiento que permita al trabajador conocer los hechos, acceder a las pruebas, ejercer su defensa y recibir una decisión debidamente motivada.
La Ley 2466 de 2025 estableció reglas específicas sobre este procedimiento, incluido un término de defensa no inferior a cinco días y la obligación de actualizar el Reglamento Interno de Trabajo conforme a estos parámetros.
Por eso, mantener actualizados tanto el procedimiento disciplinario como el Reglamento Interno de Trabajo es una parte importante de la gestión laboral de la empresa.
Si necesitas revisar si tu Reglamento Interno de Trabajo está actualizado frente a la reforma laboral, puedes conocer nuestro servicio de actualización del Reglamento Interno de Trabajo.